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Elementos clave de un buen contrato mercantil

Un error que se comete muchas veces en negocios, especialmente en negocios nuevos, es el de no prestar la debida atención al proceso de definir la letra menuda de los contratos que respaldan las relaciones comerciales que se establecen. Es comprensible que cuando se inicia un negocio, se expande operaciones o se está a punto de cerrar las primeras ventas, el entusiasmo se decante por enfocarse más en asegurar la venta, que en protegerse debidamente de los riesgos correspondientes mediante un contrato debidamente diseñado. Pero este error tarde o temprano termina costando a la empresa. Diferencias sobre los elementos del contrato que surgen a mitad de camino con el cliente o proveedor, son comunes en las relaciones comerciales. Y muchas veces resulta ser problemas que habrían podido ser evitados, de tenerse un contrato adecuadamente preparado.

Elementos clave de un buen contrato

Obviamente la extensión y alcance de un contrato depende de muchos factores. Hay negocios que ameritan contratos de tres páginas, en tanto otros requieren un nivel de detalle que resulta en decenas de folios. Pero en términos generales, un contrato requiere como mínimo, cubrir lo siguiente: expresar en forma clara en qué consiste la prestación y la contraprestación de cada una de las partes; enumeración de los derechos y obligaciones de cada una de las partes; delimitación de riesgos; expresión clara de las limitaciones de responsabilidad; definición de los términos de pago, incluyendo fechas y forma de pago; causales y medios de terminación de contrato por cada una de las partes, y penalidades en caso de incumplimiento. Además de estos hay otros elementos comunes, como medios de resolución de disputas (mediación y arbitraje, por ejemplo), confidencialidad, y otros. Y para tipos específicos de contrato hay otros elementos importantes que aplican. Pero veamos de modo general los puntos arriba esbozados, que son los que no pueden faltar en ningún contrato.

Objeto y prestaciones de las partes. Esto es lo primero. Debe definirse claramente para qué es el contrato, qué es lo que cada parte busca obtener. Por ejemplo, en un contrato de compraventa de equipo industrial, debe expresarse claramente que el objeto es que A vende a B un equipo según especificaciones determinadas, que también deben declararse con la mayor precisión posible, y además debe expresarse el precio que B pagará por el equipo en cuestión. Es difícil sobreestimar la importancia de la precisión al definir este aspecto. Elementos como la calidad y todas las especificaciones técnicas correspondientes, sitio de entrega, garantías, son parte de lo abarcado por este concepto.

Derechos y obligaciones. En toda relación comercial cada parte tiene derechos y obligaciones. Por obvios que puedan parecer los respectivos derechos y obligaciones de las partes, se observa con mucha frecuencia cuando surgen los diferendos contractuales, que cada una de las partes tiene un entendimiento distinto al de la otra, sobre estos puntos. Definir las obligaciones de cada parte es especialmente importante. Esto implica detallar no solo de manera positiva el qué compete, sino también definir qué no compete, a cada parte. Y esto es de especial trascendencia en los contratos en que las respectivas prestaciones de las partes se mantienen por períodos extendidos en el tiempo, y no se agotan en un solo acto. Así, en un contrato de arrendamiento de equipos, es aún más importante definir los derechos y obligaciones de las partes, que en un contrato de compraventa por los mismos equipos. Por ejemplo, en el caso hipotético del arrendamiento, ¿quién se encarga del mantenimiento de los equipos? Estas cosas no se dejan para futura determinación, es fundamental que se definan de antemano.

Delimitación de riesgos.  En toda operación mercantil hay riesgos de distintas clases.  Es importante establecer qué parte asume qué riesgos, de modo que no quede esto sujeto a interpretación contractual.  Es importante porque muchos litigios en materia de contratos se dan precisamente porque, ocurrido un siniestro o un materializado un riesgo determinado que afecta la operación contratada, cada una de las partes entiende que el riesgo debe ser soportado por la otra parte.  Ya sea que la diferencia de criterios se deba a una genuina diferencia en la interpretación del contrato por cada una de las partes, o a simple mala fe y negativa a reconocer responsabilidad, por la parte a la que corresponde hacerlo, generalmente estas disputas pueden evitarse si el contrato establece de manera clara dónde cae la responsabilidad de asumir cada riesgo.

Limitación de responsabilidad. Por un lado, el contrato puede eximir de responsabilidad a una parte de determinados riesgos que, de no ser por la exclusión expresa, podría tener que asumir. Esto es muy importante, pero adicional a esto, una parte puede correr con un riesgo determinado y aún así limitarlo hasta un monto máximo. Común en el contrato de seguro, en que se denomina usualmente como el monto máximo de cobertura, es útil en muchos otros tipos de contratos comerciales. La limitación de un riesgo asumido puede hacerse en términos de un monto absoluto de dinero (v.gr. mil dólares), o puede hacerse la limitación de manera que el monto, aunque no esté definido de antemano, sea determinable con base otros elementos que permitan su cálculo una vez ocurrido el evento que de origen a la responsabilidad.

Términos de pago. No solo el monto es importante, sino los cronogramas de pago, los medios de pago aceptables (cheque, transferencia bancaria), y las posibles penalidades o recargos en casos de atraso.

Eventos de incumplimiento. Es común la fórmula genérica tipo “en caso de incumplimiento por una parte de cualquiera de las obligaciones contempladas en el presente contrato”. Sin embargo, es recomendable listar de manera más definida los eventos que se constituirán y habrán de tomarse como eventos de incumplimiento de cada una de las partes. Esto toma importancia especial en contratos de ejecución continuada (v.gr. arrendamientos, contratos de servicios, y otros), en los que en algún momento se da un incumplimiento de una de las partes, pero que no necesariamente es de tal gravedad que las partes quieran que dicho incumplimiento de pie a la terminación del contrato. Por ejemplo, en un arrendamiento, el que ocasionalmente el arrendatario se atrase unos días en el pago del canon, normalmente no se considera un evento de incumplimiento que de lugar a la terminación. En tal caso, lo recomendable sería, por ejemplo, establecer que el atraso será considerado evento de incumplimiento si se mantiene por más de treinta días, o si se repite tres veces o más durante el período de un año.

Terminación de contrato. Hay modos de terminación por el mero transcurso del tiempo; los hay por el agotamiento del objeto del contrato; los hay por acuerdo mutuo, y los hay unilaterales. Todos los modos en que pueda terminarse el contrato deben ser contemplados en una cláusula especial a tal efecto. Y debe darse particular énfasis en los medios de terminación unilateral, que a su vez pueden ser basados en alguna causal (e.g. evento de incumplimiento de la otra parte), o no culpables, es decir, aquellos en que simplemente se deja la puerta para que una de las partes pueda decidir no continuar con la relación contractual.

Conclusión

Aparte de los ya esbozados, hay otros elementos importantes, por supuesto. La idea principal, sin embargo, es que el contrato mercantil, al ser lo que establece los derechos y obligaciones de las partes en una operación bilateral, es un generador de activos y de pasivos. Esos activos, así como en general los de la empresa, serán solo tan sólidos como lo sean los contratos que los respalden. Siempre es preferible evitar un fuego, que tener que apagarlo. En materia de riesgos mercantiles, los contratos bien hechos constituyen la barrera contra incendios, por excelencia.