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Nueva norma sobre registros contables de sociedades offshore

—–Si usted es accionista o director de una sociedad anónima panameña, o está vinculado con una fundación de interés privado panameña, debe leer con atención esta nota.  Nuevas regulaciones sobre información contable han sido aprobadas, que entrarán a regir el 1 de enero de 2017.—–

La República de Panamá aprobó recientemente la Ley 52 de 2016, que ya fue publicada en Gaceta Oficial el pasado 28 de octubre de 2016.  Esta ley entrará en vigencia el 1 de enero de 2017 y establece nuevas obligaciones de cumplimiento para las personas jurídicas constituidas conforme las leyes de Panamá.

El quid de la norma es la obligación, para las personas jurídicas panameñas que no realicen transacciones que se perfeccione, consuman o surtan sus efectos en Panamá, de mantener sus registros contables en las oficinas de su agente residente, o en cualquier otro lugar dentro o fuera de Panamá, según determinen sus organismos de administración.

Información que debe mantener el agente residente

En el caso de que la persona jurídica mantenga sus registros contables en lugar distinto de las oficinas del agente residente, ya sea dentro o fuera de Panamá, deberá informar al agente residente lo siguiente:

  • Dirección física donde se mantienen los registros contables y documentación de respaldo.
  • Nombre y datos de contacto de la persona que los mantiene bajo su custodia.
  • Copia del registro de acciones.

La persona jurídica debe informar al agente residente de cualquier cambio en la información arriba requerida.

Obligación de proporcionar documentación al agente residente a requerimiento

La Ley 52 establece también que en caso de que la autoridad competente requiera la documentación al agente residente, este debe a su vez obtener la documentación de la persona jurídica, dentro de un plazo de quince (15) días hábiles desde la fecha del requerimiento de la autoridad competente.  En caso de que la persona jurídica no cumpliese, el agente residente tiene la obligación de presentar al Registro Público su renuncia al cargo de agente residente de la respectiva persona jurídica.

Definiciones de términos en la Ley 52

Para los efectos de la Ley 52, esta misma norma establece definiciones de términos:

  • Autoridad competente.  La Dirección General de Ingresos (DGI) del Ministerio de Economía y Finanzas.
  • Documentación de respaldo.  Aquella que incluye los contratos, facturas, recibos o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
  • Organismos de administración.  Directores, administradores, consejo fundacional o cualquier otro órgano que administre una persona jurídica.
  • Persona jurídica.  Toda sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada o de cualquier otro tipo con fines mercantiles, así como las fundaciones de interés privado, siempre que estén constituidas y vigentes conforme las leyes de la República de Panamá.
  • Registros contables. Datos que indiquen clara y precisamente las operaciones comerciales de las personas jurídicas, sus activos, pasivos y patrimonio, y permitan determinar la situación financiera de la persona jurídica así como preparar estados financieros de dicha persona jurídica.  La amplitud de los registros contables dependerá de la complejidad y magnitud de la actividad a la que se dedica la persona jurídica.

Sanciones

El incumplimiento de las obligaciones que la Ley 52 de 2016 establece, acarrea las siguientes sanciones.

Para el agente residente: Multa de quinientos balboas (B/500.00).

Para la persona jurídica: Multa de mil balboas (B/1,000.00) más cien balboas (B/100.00) adicionales por cada día que transcurra sin que se subsane el incumplimiento.

Los abogados y firmas de abogados que ejercen como agentes residentes de sociedades y fundaciones de interés privado offshore, deberán adecuarse requiriendo de dichas sociedades y fundaciones, ya sea que le remitan los registros contables y documentación re respaldo, o la información relativa al lugar físico y datos de contacto de la persona responsable que mantiene dicha documentación.  Seguramente la mayoría de las personas jurídicas optarán por esta segunda posibilidad.